Dokumentenmanagement - Unterlagen effizient verwalten und nutzen

DokumentenarchivierungDer Dokumentationsbedarf der Unternehmen steigt stetig. Damit auch die Anforderungen an die Archivierungspflicht für Unternehmen. Viel Zeit wird damit verbracht Dokumente zu archivieren und später auch wiederzufinden. Dies bedeutet nicht nur einen enormen Zeitfaktor, sondern ist auch mit wachsenden Kosten verbunden.


DokumentensucheWie viele Stunden braucht ein Mitarbeiter für das Aufspüren eines Dokuments? Wie oft sind unternehmensinterne Prozesse wegen fehlender Dokumente nicht mehr nachvollziehbar und machen eine Rückverfolgung unmöglich? Welche Kosten entstehen durch die Suche nach Dokumenten oder der fehlenden Transparenz hinsichtlich der Nutzung der Dokumente?

Die Lösung dafür bietet ein elektronisches Dokumenten-Management, welches durch den immer größeren Dokumentationsbedarf und die Archivierungspflicht für Unternehmen heute unerlässlich ist.

Einsparung durch DokumentenmanagmentLaut wissenschaftlichen Studien spart die Einführung des Systems bis zu 60 % der üblichen Zeit für das Handling von Papierdokumenten ein. Beispielsweise verkürzt das Anlegen eines zentralen kunden- und projektspezifisch geordneten Datenpools die gesamten Arbeitsprozesse. Zudem werden Recherchezeiten reduziert sowie der Archivplatz verringert.

 

 

 

Archivierungssystem InoxisionMit dem INOXISION ARCHIVE bieten wir Ihnen ein Archivierungssystem an, welches auf die effiziente Dokumentenarchivierung und Recherche ausgerichtet ist.

Höchstes Augenmerk wurde bei inoxision auf den Archivierungsvorgang gelegt, also das archivieren von externen Dokumenten per Scanner oder auch  die Archivierung von selbst erstellten Ausdrucken. Um auch ein hohes Papieraufkommen mit geringem Aufwand zu digitalisieren wird eine phonetische OCR Erkennung und die Möglichkeit Scanmasken für wiederkehrende Dokumente zu erstellen angeboten.

Richtungweisend ist der bei inoxision generell enthaltene Druckertreiber mit welchem aus jeder Windows-Software Ausdrucke archiviert werden können. Branchenunüblich bietet dieser Druckertreiber bereits im Standard die Möglichkeit, Dokumentenschlagworte direkt im Ausdruck  zu übergeben. Somit ist beispielsweise das Archivieren von Rechnungen aus Windows basierenden Warenwirtschaftssystemen ein Kinderspiel.

Beim recherchieren können inoxision ARCHIVE Anwender auf selbst definierbare Suchmasken zurückgreifen, um effizient zu Suchergebnissen zu gelangen.

Als Alleinstellungsmerkmal kann man die Integrationsfähigkeit der ENTERPRISE Ausbaustufe bezeichnen. Durch den hier enthaltenen Integrationsclient zum scannen und recherchieren aus Fremdsoftware sind alle Wege für eine direkte Integration in andere Softwaresysteme wie z.B. Warenwirtschafts- oder auch Finanzbuchhaltungslösungen offen. So kann z.B.  mit BüroWARE ERP direkt aus dem Adressstamm die archivierten Dokumente zu einer Adresse recherchiert werden, oder auch beim erfassen eines Eingangsrechnungsbelegs dieser direkt  gescannt werden ohne eine manuelle Verschlagwortung durchführen zu müssen.

Inoxisionprospekt   

 

 

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Quelle: Text und Bilder: Inixision GmbH,  Bild "Register" ©RainerSturm / PIXELIO, Bild "Papierstapel" ©DanielSpuhler / PIXELIO, Bild "Sparschwein" ©S.Hofschlaeger / PIXELIO





Finden Sie hier einen interessanten Artikel mit wichtigen Tipps zur digitalen Archivierung Ihrer Unterlagen.

 


 

Diese 4 Schritte müssen auf perfekt einander abgestimmt sein, um ein Dokumenten- Management-System effizient führen zu können:

1. Dateninput

2.  Datenbearbeitung

3. Datenverwaltung

4. anschließenden Archivierung

Das Inputmanagement stellt dabei die wesentliche Vorstufe dar, denn Fehler oder nötige Korrekturen ziehen zusätzliche Arbeitsschritte nach sich.


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Andreas Chrometz Andreas Chrometz
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