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Elektronische Archivierung

Elektronische Archivierung

Dokumente revisionssicher aufbewahren Die Datenflut in den Unternehmen wird immer größer. Mit geeigneten Dokumenten-Management-Systemen (DMS) kann man ihr aber Herr werden. Der Verband Organisations-und Informationssysteme (VOI) gibt wertvolle Tipps für deren Einsatz.



Zum Greifen nah: die vollständige Digitalisierung des Posteingangs.Jeden Tag laufen in einem Unternehmen viele Informationen zusammen und müssen in immer kürzerer Zeit immer effektiver erfasst und bearbeitet werden. Doch noch immer schrecken viele Unternehmen vor der Investition in ein elektronisches DMS zurück. Dabei ermöglicht der Einsatz von elektronischem Dokumentenmanagement die schnelle Handhabung großer Informationsmengen und einen direkten Zugriff auf einzelne Dokumente und Dokumentgruppen.

Lohnende Investition
Unternehmen, die in ein Informationsverarbeitungssystem investieren wollen, sollten neben dem Preis-Leistungs-Verhältnis auch die Flexibilität und Bedienungsfreundlichkeit bedenken. Software sollte immer ohne größeren Schulungsaufwand zu erlernen und sofort einsetzbar sein. Selbstverständlich müssen dabei die gesetzlichen Anforderungen an die elektronische Aufbewahrung
von Dokumenten erfüllt werden.

Prüfkriterien
Der VOI hat zehn Merksätze zur revisionssicheren elektronischen Archivierung definiert, die von den Anwendern als Grundlage
für die interne Umsetzung verwendet werden können:

  1. Die verlässliche Aufbewahrung von Dokumenten muss die gesetzlichen und rechtlichen Vorschriften erfüllen, ebenso die  Regeln, die sich der Betreiber selbst gegeben hat.
  2. Um Vorgänge lückenlos nachvollziehen zu können, müssen alle benötigten Dokumente vollständig archiviert werden.
  3. Nur eine zeitnahe, d. h. möglichst frühe Verarbeitung und Ablage von Dokumenten gewährleistet die Vollständigkeit und Verfügbarkeit aller benötigten Informationen.
  4. Die inhaltliche Identität bzw. die bildliche Übereinstimmung des archivierten Dokuments muss dem Papieroriginal in beweissicherer Art entsprechen.
  5. Zum Datenschutz und Bewahren von Geschäftsgeheimnissen darf jedes Dokument nur von entsprechend berechtigen Benutzern eingesehen werden.
  6. Jedes Dokument muss in angemessener Zeit wiedergefunden und reproduziert werden können.
  7. Erst nach Ablauf der rechtlichen Aufbewahrungsfristen darf ein Dokument vernichtet, d. h. aus dem Archiv gelöscht werden.
  8. Nachträgliche Änderungen in Dokumenten müssen erkennbar sein und der ursprüngliche Zustand  muss ermittelt werden können.
  9. Der ordnungsgemäß laufende Betrieb muss jederzeit von einem sachverständigen Dritten überprüfbar sein.
  10. Bei technischen   Änderungen am Archivsystem müssen die aufgeführten Grundsätze sichergestellt sein.


Ersparnis durch Dokumenten- Managment- system (DMS)Mehrwert - mehr wert?
Der Mehrwert eines Dokumenten-Management-Systems entsteht vor allem dann, wenn Dokumente nach längerer Zeit aufgrund gesetzlicher Erfordernisse wieder aufgefunden werden sollen oder mehrere Personen auf das gleiche Dokument zugreifen müssen. Betriebswirtschaftlich rechnet sich die Investition in ein DMS u. a. durch die leichte Wiederauffindbarkeit von Dokumenten, durch die Langlebigkeit der archivierten Informationen sowie die gleichzeitige Verwaltung verschiedener Bearbeitungsstände; Speicherplatzkosten werden reduziert, da z. B. die Mehrfachablage von Dokumenten entfällt. Missverständnisse und Konflikte durch parallele Dokumentenänderungen und Doppelablage entfallen außerdem. Die wirtschaftliche Effizienz wird so durch eine höhere Produktivität gesteigert.

Quelle: www.voi.de
Bilder: Dokumente by_Daniel Spuhler_pixelio.de, 500€ by_S. Hofschlaeger_pixelio.de